Wet Open Overheid

De informatiehuishouding zorgt ervoor dat de gemeente weet waar welke documenten volgens de definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) te vinden zijn. Documenten kennen een voorgeschreven bewaartermijn waarop deze worden geselecteerd en overgedragen voor de archiefbewaarplaats of voor vernietiging. Door digitalisering is informatie aan verandering onderhevig: denk aan teksten, Geo-informatie, 3D-bestanden, appberichten en dergelijke. Dit zorgt ervoor dat er nieuwe opgaven ontstaan om die informatie volgens de geldende eisen duurzaam en digitaal toegankelijk te houden. Dit is een complex proces dat tijd nodig heeft om te ontwerpen en te implementeren. Het vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie. In september 2024 start de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Het nieuwe zaaksysteem vormt een belangrijke schakel in onze informatiehuishouding. De implementatie gebruiken we om de informatiehuishouding van verschillende processen verder te optimaliseren. Er wordt dit jaar voor het eerst gewerkt met onderstaand overzicht, daardoor is nog niet alle informatie beschikbaar. Vanaf nu verzamelen en monitoren we deze informatie.

Stand van zaken Jaarre kening
In 2025 is een nieuw zaaksysteem geïmplementeerd. Het nieuwe zaaksysteem vormt een belangrijke schakel in onze informatiehuishouding. De implementatie gebruiken we om de informatiehuishouding van verschillende processen verder te optimaliseren. In 2026 rollen we MS Teams uit, onder andere ter vervanging van de netwerkschijven. Bij de inrichting van MS Teams optimaliseren we de informatiehuishouding.