Bedrijfsvoering

Als gemeente vormen gegevens de kern van vrijwel al onze dienstverlening. Gegevens moeten voor een goede dienstverlening daarom betrouwbaar, beschikbaar en actueel zijn. Daarom is het essentieel om onze informatiehuishouding op orde te hebben. Dat is voor een complexe organisatie als een gemeente een hele opgave. In 2025 gaan we hier weer stappen in maken. We implementeren een nieuw zaaksysteem. We nemen ons financiële systeem onder de loep en werken aan verder ontsluiten van gegevens in het kader van de Woo. Dit zijn grote trajecten waarin we bovendien een beroep doen op het verandervermogen van medewerkers.

Aan de andere kant zijn er technologische ontwikkelingen die onze aandacht vragen. Neem bijvoorbeeld het steeds bredere gebruik van kunstmatige intelligentie binnen de samenleving. Als gemeente zetten wij, samen met de regio, de komende jaren in op bewust gebruik van kunstmatige intelligentie door onze medewerkers en leveranciers. Dit doen we door communicatie en opleiding over dit onderwerp.

Nieuwe wetgeving en innovaties hebben een grote impact op de inrichting van onze informatiesystemen, processen en de mensen (medewerkers, maar soms ook inwoners) die er mee werken. We vinden het belangrijk om ook oog te houden voor inwoners die (nog) niet hun weg weten te vinden in de digitale wereld.

Samen met iRvN (ICT Rijk van Nijmegen) en onze regiogemeenten zijn we onze digitale werkplek (verder) aan het professionaliseren door het implementeren van Microsoft365 binnen onze organisaties. We zien vele kansen voor het optimaliseren van de dienstverlening en beleidsvorming, doordat we bijvoorbeeld efficiënter samen kunnen werken en steeds meer datagedreven werken. Tegelijkertijd vraagt het om extra zorgvuldigheid met betrekking tot veiligheid en privacy.

In de Regio Rijk van Nijmegen werken we volgens een nieuwe governance wat ervoor zorgt dat informatie- en automatiseringsvraagstukken goed bestuurlijk en ambtelijk aangestuurd worden. We werken daarbinnen aan thema’s volgens een gezamenlijk vastgestelde strategische agenda.

Informatiebeveiliging en privacy
Het beveiligen van onze informatie en beschermen van de privacy van onze inwoners, blijft een doorlopend proces en blijft een prioriteit. Naar aanleiding van het Rekenkameronderzoek naar onze informatiebeveiliging en privacy is een plan van aanpak opgesteld om een (professionalisering) slag te maken. De Raad heeft dit plan op 21 september 2023 vastgesteld. Naar verwachting is eind 2025 het gewenste niveau bereikt. Hiermee voldoen we ook grotendeels aan nieuwe wetgeving die naar verwachting in 2025 van kracht wordt (NIS2/Cyberbeveiligingswet).

Een van de belangrijkste dreigingen voor Nederlandse overheidsorganen bestaat uit het gijzelen van verschillende data voor losgeld. In samenwerking met iRvN en regiogemeenten is in 2023 extra aandacht aan monitoring en detectie besteed. Met behulp van een nieuw systeem kunnen we bedreigingen nu eerder ontdekken en afslaan, voordat deze schade kunnen veroorzaken. Daarnaast besteden we structureel aandacht aan preventie. Onder andere loopt een meerjarig bewustwordingsprogramma voor alle medewerkers en raadsleden.

Archiefbeheer
In 2025 gaan we verder met het project bouwarchief. Er is vorig jaar voor gekozen om dit terug te halen van een externe opslag naar Groesbeek. Het archief, dat onder andere bouwvergunningen, omgevingsvergunningen, milieuvergunningen en bodemdossiers bevat, digitaliseren we en uiteindelijk brengen we deze over naar het Regionaal Archief Nijmegen (RAN). Ook gaan wij dit jaar weer verder met het wegwerken van de (digitale) achterstanden.
Als onderdeel van het digitaler werken binnen gemeente Berg en Dal, zijn een vervangingsbesluit en kwaliteitshandboek in ontwikkeling. 2025 staat in het teken van het verder implementeren van deze werkprocessen.

Gegevensbeheer
Sinds 2024 werken we met GISIB als beheerprogramma voor de Openbare Ruimte. In dit programma is een directe gegevensuitwisseling met de BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) mogelijk. Dit maakt het voor ons mogelijk om te werken volgens het principe ‘eenmalige registratie, meervoudig gebruik’. De aankomende jaren bouwen we dit beheerprogramma verder uit door informatie uit andere programma’s over te hevelen of aan dit programma te koppelen. Hierdoor zijn we beter in staat een integraal beeld van de openbare ruimte te creëren.

Bedrijfsvoeringsindicatoren

Stand van zaken Jaarrekening
In 2025 hebben we veel gedaan om de informatievoorziening van de gemeente Berg en Dal naar een hoger niveau te tillen.
De implementatie van ons nieuwe zaaksysteem Djuma is afgerond en de gehele gemeente werkt inmiddels met de nieuwe werkwijzen in dit systeem.
Van onze leverancier PinkRoccade hebben we te horen gekregen dat het financieel systeem vervangen moest worden voor het einde van 2025. Dat hebben we opgepakt en met het nieuwe systeem hebben we gelijk meer mogelijkheden voor verdere automatisering van de financiële processen.

In de informatievoorziening die we delen met de gemeente in het IRVN verband neemt Microsoft een belangrijke positie in. In 2025 zijn we gestart met het werken met MS 365. Office 365 is uitgerold en we hebben de eerste stappen gezet om in MS Teams (SharePoint) te werken. Zo kunnen we op termijn afscheid nemen van de netwerkschijven.

We zijn voorzichtig gestart met het implementeren van AI in onze organisatie. In 2025 nog op kleine schaal met de beschikbare tool Microsoft Co-pilot zodat we dat in een veilige en door ons beheerde omgeving kunnen doen.

Informatiebeveiliging en privacy
2025 heeft voor een belangrijk deel in het kader van bewustwording gestaan. Met het bedrijf Brooklyn en partners hebben we verdere stappen gezet op dit gebied. Hierbij kunt u denken aan phishing, nano learnings en verdere instructie voor de privacy ambassadeurs.

Daarnaast zijn we in 2025 gestart met het opstellen van beleid voor het beheren van onze devices. Dat doen we in IRVN verband aangezien het alle gemeenten raakt die bij het IRVN zijn aangesloten. We implementeren het beleid naar alle waarschijnlijkheid in 2026.

We hebben in 2025 ook twee DPIA’s uitgevoerd om een beter beeld te krijgen op de processen in Djuma en ons datawarehouse. Een DPIA is een onderzoek om de risico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen. Dit zodat we vervolgens maatregelen kunnen nemen om deze risico’s te verkleinen.

Archiefbeheer
Met de implementatie van het zaaksysteem Djuma in 2025 hebben we de eerste stappen gezet voor digitale vernietiging. Dat gaan we in 2026 verder oppakken.
De implementatie is goed verlopen en dit heeft een verbetering in het zaakgericht werken voor de gemeente Berg en Dal opgeleverd.
Door de implementatie heeft het bouwarchief vertraging opgelopen. We kunnen en willen niet alles tegelijkertijd doen, dat gaat ten koste van kwaliteit. De verwachting is dat we in 2026 het bouwarchief op kunnen pakken.

Gegevensbeheer
In dit onderdeel zijn we verder gegaan met het verbeteren van de werkafspraken tussen diverse teams om het gebruik van de systemen beter op elkaar af te stemmen.
Met de aankomende BGT aanbesteding hebben we het voorgaande nodig om de implementatie beter te laten verlopen.