Bedrijfsvoering

Met ingang van het boekjaar 2023 is een gemeente verplicht om zelf een rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. Hiermee legt het college van burgemeester en wethouders zelfstandig verantwoording af in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn, met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en verordeningen en bepalingen in de relevante wet- en regelgeving.

In 2023 heeft de gemeenteraad besloten om de paragraaf ‘rechtmatigheidsverantwoording’ toe te voegen aan de financiële verordening. Voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn de volgende voorwaarden getoetst: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium. Zie de jaarrekening hoofdstuk Rechtmatigheidsverantwoording voor de volledige rechtmatigheidsverantwoording.

Begrotingscriterium
De begrotingsrechtmatigheid gaat over het financiële handelen binnen het kader van de vastgestelde begroting door de gemeenteraad. De realisatie wordt hierbij afgezet tegen de gewijzigde begroting. Alle overschrijdingen op de lasten en investeringskredieten worden als onrechtmatig aangemerkt. Ook als deze afwijkingen ontstaan binnen de afspraken in de financiële verordening. Afwijkingen op de baten of onderschrijding van de lasten of investeringskredieten kan onrechtmatig zijn mits deze afwijking eerder bekend was en daarmee niet tijdig is gemeld. De uitwerking van de cijfers is terug te vinden in de paragraaf rechtmatigheidsverantwoording.

Onrechtmatige afwijkingen kunnen wel acceptabel zijn, mits deze passen binnen de spelregels die tussen de gemeenteraad en college zijn gemaakt in de financiële verordening. In de kadernota rechtmatigheid 2025 wordt het volgende schema gehanteerd:

In de financiële verordening gelden de volgende uitgangspunten:

• Overschrijdingen op lasten en/of investeringskredieten zijn altijd onrechtmatig, maar kunnen wel als acceptabel worden aangemerkt.
• In artikel 12.4 van de financiële verordening zijn situaties gemeld waarbij overschrijdingen als acceptabel worden aangemerkt.
• Eveneens worden overschrijdingen veroorzaakt door een expliciet bestuursbesluit (zonder aanpassing van de begroting) ook als acceptabel aangemerkt.
• Financiële voordelen (onderschrijdingen van lasten en/of investeringen en afwijkingen op baten) zijn in aard niet onrechtmatig. Tijdig melden kan nog bij de jaarrekening. Dit sluit aan met de bepaling in artikel 5b in de financiële verordening.

In artikel 12 van de financiële verordening is opgenomen wanneer afwijkingen acceptabel kunnen zijn.

Begrotingsonrechtmatigheid
Binnen het begrotingscriterium binnen de programma's is een onrechtmatigheid van € 1.798.000 geconstateerd. Deze onrechtmatigheid is ontstaan door verschuivingen van lasten over de programma's. De extra uitgaven op een programma worden gecompenseerd door lagere lasten op andere programma's. Daarom is deze overschrijding onrechtmatig maar acceptabel. Zie voor een toelichting het onderdeel begrotingsrechtmatigheid bij het "Overzicht baten en lasten" in de Jaarrekening.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium gaat over de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van het financiële beheer. De eisen/ voorwaarden zijn afkomstig uit verschillende wet- en regelgeving, zowel intern als extern. Deze wet- en regelgeving is opgenomen in het Normenkader 2025, dat is vastgesteld door de gemeenteraad. Fouten die zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid raken, blijven onderdeel van de accountantscontrole. Dat betekent dat de accountant fouten rapporteert als deze leiden tot een aanpassing van de cijfers in de jaarrekening. Het college rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording over fouten die niet leiden tot een aanpassing van de cijfers in de jaarrekening. De controle op zowel de getrouwheid als rechtmatigheid is vastgelegd in het controleprotocol 2025. De financiële rechtmatigheid bij het voorwaardencriterium ziet vooral toe op de wetgeving met betrekking tot Europese aanbestedingen. Deze moeten voldoen aan de Aanbestedingswet.

Onrechtmatigheid voorwaardencriterium
Bij de verantwoording over het voorwaardencriterium is vastgesteld dat bij het afsluiten van vier contracten ten onrechte geen Europese aanbestedingsprocedure is gevolgd. De vier onrechtmatigheden komen voort uit inhuurovereenkomsten met extern personeel die om verschillende redenen verlengd moesten worden, totaal € 317.017. Door deze verlengingen overschreden de contracten de aanbestedingsgrens. Vanaf 2026 wordt al het externe personeel via een broker ingehuurd. Zij waarborgen dat contracten rechtmatig tot stand komen. Ook dwingen we het gebruik van inkoopstartformulieren beter af in het zaaksysteem. Hierdoor is vanaf dat moment het risico op fouten beperkter aanwezig. In de jaarrekening van 2024 is gemeld dat diverse contracten in 2025 doorlopen en waarschijnlijk opnieuw leiden tot rechtmatigheidsfouten in 2025. Omdat de omvang daarvan nog niet volledig in te schatten was bij het opstellen van de jaarrekening 2024 worden deze fouten nu verantwoord. De totale onrechtmatigheid binnen het voorwaardencriterium komt hiermee op € 317.017.

Naast de financiële onrechtmatigheden zoals hiervoor vermeld zijn er ook drie onrechtmatigheden zonder financiële impact geconstateerd:

Prestatielevering Jeugd / WMO
Jaarlijks doet de gemeente onderzoek naar prestatielevering van zorg binnen Jeugd en WMO. Hierin zijn bij één zorgaanbieder onrechtmatige declaraties geconstateerd. Hier wordt samen met het Regionaal ondersteuningsbureau maatschappelijke ondersteuning en jeugdzorg (ROB) nader onderzoek naar gedaan. Omdat hierdoor het bedrag dat betaald is aan de zorgaanbieder naar alle waarschijnlijkheid niet juist is, is dit bedrag meegenomen in het oordeel van de accountant over getrouwheid van de jaarrekening.

Subsidieverstrekkingen
Tijdens de verbijzonderde interne controle (VIC) zijn onrechtmatigheden geconstateerd in het proces van subsidieverstrekking. Het subsidieproces is in een aantal gevallen niet volledig via de juiste procedure doorlopen. Deze bevindingen hebben geen directe financiële impact gehad, maar vormen wel een afwijking op de geldende regelgeving en continuïteit. Het college heeft maatregelen getroffen om het proces te verbeteren.

De geconstateerde fouten binnen het subsidieproces laten zien dat de huidige werkwijze onvoldoende eenduidig en helder is. Om dit structureel te verbeteren, stellen we in 2026 een nieuwe Algemene Subsidieverordening (ASV) op. Daarnaast brengen we het volledige subsidieproces opnieuw in kaart, inclusief rollen, verantwoordelijkheden en interne controles. Deze herziening moet leiden tot een beter geborgd, eenduidig en rechtmatig proces.

Jeugdhulp – indicatiestelling
In de uitvoering van de indicatiestelling van jeugdhulp zijn onrechtmatigheden aangetroffen door data-analyse en uitvoering van eigen controles. In meerdere gevallen zijn grotere indicaties afgegeven dan noodzakelijk was. Er is in beeld om hoeveel dossiers het in totaal gaat. De omvang van de mogelijke financiële impact is niet vast te stellen, omdat niet maximaal is gedeclareerd en we niet kunnen bepalen wat rechtmatig geïndiceerd had moeten worden. Een aantal zorgaanbieders heeft dit gesignaleerd, de zorg niet geleverd en hiervan melding bij ons gemaakt. Het college heeft aanvullende beheersmaatregelen getroffen om dit in de toekomst te voorkomen.

De bevindingen binnen de indicatiestelling van de jeugdhulp hebben ertoe geleid dat kwaliteitscontroles binnen jeugdhulp direct zijn aangescherpt. Ook zijn het toetsingsprogramma en het 4-ogen-principe uitgebreid.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Dit criterium ziet erop toe dat de gemeente voldoende waarborgen treft om ervoor te zorgen dat inwoners of bedrijven geen misbruik maken van de regelingen die de gemeente aanbiedt. De commissie BBV adviseert om hiervoor een M&O (Misbruik en Oneigenlijk gebruik)-beleid op te stellen. Dit hebben wij niet gedaan, omdat de regelingen zo verschillend zijn dat een overkoepelend beleid niet bijdraagt aan het voorkomen van misbruik. Wij nemen het risico op misbruik altijd mee bij de inrichting van onze processen. Daarnaast zorgen we dat er voldoende maatregelen in het proces zijn opgenomen om misbruik te voorkomen.
Bij de uitvoering van de interne controle is gebleken dat in de processen voldoende maatregelen zijn opgenomen om misbruik zo goed als mogelijk te voorkomen. Daarnaast zijn uit de controles ook geen aanwijzingen gekomen dat misbruik heeft plaatsgevonden.

Rechtmatige onderschrijdingen
Binnen de programma’s is sprake van aanzienlijke onderschrijdingen van de lasten (voor de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves). Daarnaast zijn er grotere nadelige afwijkingen zichtbaar bij de onttrekkingen aan reserves. Deze afwijkingen hangen samen met de werkwijze rondom de reserve lopende projecten.

Deze reserve is gevormd op basis van afzonderlijke raadsbesluiten, waarbij we middelen veelal vanuit de algemene reserve toevoegen. Volgens deze werkwijze ramen wij jaarlijks het volledige bedrag van het betreffende raadsbesluit als last, met daartegenover een even grote baat vanuit de reserve lopende projecten. Dit leidt tot een neutrale begrotingspositie, maar kan in de realisatie tot onderschrijdingen leiden wanneer projecten (deels) doorschuiven naar volgende jaren.

Deze werkwijze passen we al meerdere jaren toe en is bekend bij de raad. Daarmee is de afwijking tijdig en volledig aan de raad gemeld en kwalificeren de onderschrijdingen als rechtmatig.